TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y SERVICIO — IDCARD4U.COM
Versión: 1.0
Fecha de vigencia: 24 de agosto de 2026
Proveedor: Xnova Solutions ("XNOVA")
Plataforma: idcard4u.com
Estos Términos regulan el acceso y uso de idcard4u.com, así como los servicios relacionados con la preparación, producción, facturación, envío y reimpresión de tarjetas de identificación. La Política de Privacidad de idcard4u.com forma parte del marco contractual aplicable al uso de la Plataforma.
1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS
Al aceptar electrónicamente estos Términos, la persona que actúa por cuenta del Cliente declara que:
1) ha leído y acepta estos Términos y Condiciones;
2) reconoce haber leído la Política de Privacidad vigente;
3) tiene autoridad suficiente para aceptar estos Términos en representación de la escuela, colegio, empresa, negocio u otra entidad que utiliza la cuenta; y
4) la información suministrada para establecer y utilizar la cuenta es correcta.
XNOVA podrá utilizar mecanismos electrónicos para documentar la aceptación, incluyendo un código de verificación enviado al correo electrónico asociado a la cuenta, así como el registro de la fecha y hora, dirección IP y versión de los documentos aceptados.
Cuando XNOVA publique una nueva versión que requiera nueva aceptación, podrá impedir el acceso a determinadas funciones hasta que un administrador autorizado complete el proceso de reaceptación.
La aceptación electrónica tendrá el efecto permitido por la legislación aplicable, incluyendo la Ley de Transacciones Electrónicas de Puerto Rico, según enmendada.
2. DEFINICIONES
Para estos Términos:
• "Cliente" significa la escuela, colegio, institución educativa, empresa, negocio u otra organización para la cual XNOVA crea una cuenta.
• "Administrador" significa la persona autorizada por el Cliente para utilizar la cuenta y administrar registros, fotografías, órdenes y otras funciones disponibles.
• "Persona Registrada" significa el estudiante, empleado u otra persona cuyos datos son introducidos por el Cliente para producir una tarjeta de identificación.
• "ID" o "Tarjeta" significa la tarjeta física de identificación solicitada por el Cliente.
• "Orden" significa uno o más registros que el Administrador envía a producción mediante la función disponible en la Plataforma.
• "Datos de Producción" significa la información y fotografía utilizadas para preparar, producir o reimprimir una ID.
• "Datos Transaccionales" significa la información necesaria para documentar órdenes, facturas, pagos, créditos, ajustes, producción, sincronizaciones y demás movimientos históricos.
3. NATURALEZA DEL SERVICIO
idcard4u.com es una plataforma administrada por XNOVA mediante la cual los Clientes pueden suministrar información y fotografías para la producción de tarjetas físicas de identificación.
Entre otras funciones, la Plataforma puede permitir al Administrador:
• registrar personas;
• tomar o subir fotografías;
• editar información;
• inactivar registros;
• eliminar o sustituir fotografías cuando la función esté disponible;
• revisar muestras o vistas previas;
• enviar IDs a producción;
• consultar el estado de las órdenes;
• consultar facturas, pagos y balances;
• descargar facturas;
• solicitar reimpresiones; y
• realizar otras funciones que XNOVA incorpore al servicio.
XNOVA presta una herramienta tecnológica y un servicio de producción de identificaciones. Salvo acuerdo escrito distinto, XNOVA no administra los expedientes académicos, laborales o de recursos humanos del Cliente y no debe utilizarse como sistema general de expedientes.
4. CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS
XNOVA crea las cuentas de los Clientes y asigna las credenciales administrativas correspondientes.
El Cliente es responsable de:
• designar personas autorizadas para utilizar la cuenta;
• mantener actualizados los datos de contacto;
• proteger sus credenciales;
• evitar compartir contraseñas con personas no autorizadas;
• notificar a XNOVA si sospecha acceso no autorizado; y
• responder por las acciones realizadas desde las cuentas de sus Administradores, salvo que pueda demostrarse un acceso no autorizado no atribuible al Cliente.
El portal está diseñado para ser utilizado por Administradores autorizados de la institución o empresa. Los estudiantes o menores no deben recibir credenciales administrativas para operar la Plataforma.
5. AUTORIDAD SOBRE DATOS, FOTOGRAFÍAS Y CONTENIDO
El Cliente declara y garantiza que tiene autoridad legítima para proporcionar a XNOVA los datos, fotografías, logotipos y demás materiales que cargue o utilice en la Plataforma y que ha cumplido con los avisos, autorizaciones o consentimientos que sean exigibles según la legislación, reglamentación, contrato o política institucional aplicable.
En el caso de información de menores de edad, el Cliente deberá tener la autoridad institucional y las autorizaciones que correspondan para solicitar el servicio y proporcionar la información necesaria para producir las identificaciones.
Nada en estos Términos transfiere al Cliente obligaciones legales que correspondan independientemente a XNOVA como operador o proveedor de servicios.
El Cliente conserva los derechos que le correspondan sobre sus datos, fotografías, nombres, logotipos y demás materiales. El Cliente concede a XNOVA una licencia limitada, no exclusiva y únicamente por el tiempo necesario para utilizar dichos materiales con el propósito de prestar los servicios solicitados, incluyendo preparación, producción, envío y reimpresión autorizada de las IDs.
6. INFORMACIÓN QUE NO DEBE CARGARSE INNECESARIAMENTE
El Cliente se compromete a limitar la información cargada a aquella razonablemente necesaria para producir y administrar las tarjetas de identificación.
Salvo que XNOVA lo autorice expresamente para una función específica, el Cliente no debe utilizar campos de la Plataforma para almacenar información ajena a la finalidad del servicio, incluyendo números de Seguro Social, información médica, datos financieros, contraseñas, credenciales de otros sistemas u otra información sensible que no sea necesaria para producir la identificación.
7. REGISTROS ACTIVOS E INACTIVOS
El Administrador puede inactivar un registro cuando la función esté disponible.
La inactivación:
• cambia el estado operativo del registro;
• no equivale necesariamente a la eliminación de la persona o de toda su información;
• no elimina las facturas, órdenes o registros históricos en los que esa persona ya haya participado; y
• no altera retroactivamente transacciones previamente completadas.
Mientras el registro continúe disponible en la Plataforma y sujeto a las reglas de retención aplicables, el Administrador podrá gestionar la información y, cuando la función esté disponible, eliminar o sustituir la fotografía.
La eliminación de una fotografía puede impedir una reimpresión hasta que se suministre una nueva imagen.
8. REVISIÓN PREVIA Y AUTORIZACIÓN DE PRODUCCIÓN
Antes de seleccionar "Enviar IDs", el Cliente es responsable de revisar la información que será utilizada para producir las tarjetas, incluyendo, según corresponda:
• nombres;
• fotografías;
• números o identificadores;
• puestos, grados, grupos, secciones, departamentos u otros campos;
• cantidad de tarjetas;
• diseño o muestra disponible; y
• cualquier otra información visible o incorporada a la orden.
Al seleccionar "Enviar IDs", el Administrador:
1) confirma que tuvo oportunidad de revisar la información;
2) autoriza a XNOVA a producir las IDs incluidas en la orden;
3) reconoce que la orden puede pasar a un estado en el cual los datos queden bloqueados para proteger la integridad de producción; y
4) autoriza la generación de la factura correspondiente según las tarifas aplicables.
Los errores existentes en la información suministrada y aprobada por el Cliente podrán requerir una nueva orden o reimpresión con el cargo aplicable.
Los errores atribuibles a XNOVA en la producción se atenderán conforme al procedimiento de corrección o reimpresión que corresponda.
9. VISTAS PREVIAS Y MUESTRAS
La Plataforma puede mostrar una vista previa o muestra de la tarjeta, incluyendo una marca de agua.
La vista previa tiene el propósito de ayudar al Cliente a revisar el contenido y diseño antes de producción. Pueden existir variaciones razonables entre una representación en pantalla y el producto físico, incluyendo variaciones propias de equipos, materiales, resolución, calibración o impresión.
La muestra no sustituye la obligación del Cliente de verificar los datos introducidos antes de enviar la orden.
10. FACTURACIÓN
La selección de "Enviar IDs" genera una orden de producción y puede generar automáticamente la factura correspondiente.
El precio podrá depender, entre otros factores, de:
• cantidad de IDs;
• rango de precio aplicable;
• costo de envío;
• reimpresiones;
• ajustes autorizados; y
• contribuciones o impuestos aplicables.
Cuando corresponda, la Plataforma calculará el Impuesto sobre Ventas y Uso ("IVU") aplicable sobre los conceptos sujetos a dicho impuesto.
Los precios y cargos aplicables serán los vigentes para la cuenta o los comunicados al Cliente al momento de la transacción.
11. BALANCES, CRÉDITOS Y PAGOS
El Cliente puede mantener un balance o crédito a su favor. Cuando la Plataforma lo permita, dicho crédito podrá aplicarse automáticamente a nuevas órdenes.
Si el crédito disponible no cubre el total de una factura, el restante permanecerá como balance adeudado.
El hecho de que la Plataforma permita que una orden continúe a producción a pesar de existir un balance pendiente:
• no constituye condonación de la deuda;
• no modifica el importe de la factura; y
• no impide a XNOVA realizar gestiones razonables de cobro.
Los pagos podrán registrarse mediante los métodos habilitados por XNOVA, incluyendo, según corresponda, pagos procesados o identificados como Stripe, PayPal, cheque u otros métodos manuales.
12. CANCELACIONES Y AJUSTES
Una solicitud de cancelación estará sujeta al estado real de la orden.
XNOVA podrá aprobar una cancelación cuando operacionalmente sea posible. Una vez comenzada una fase de producción que no pueda razonablemente revertirse, una orden podrá no ser elegible para cancelación.
Cuando una factura sea cancelada válidamente, la Plataforma podrá realizar las reversiones de crédito o balance necesarias para reflejar la cancelación.
La cancelación de una factura no autoriza la alteración silenciosa del historial de otras órdenes o transacciones completadas.
13. PRODUCCIÓN, ESTADO Y ENVÍO
El Cliente puede monitorear los estados de la orden disponibles en la Plataforma hasta que la orden sea marcada como enviada.
Las fechas de producción o entrega comunicadas por XNOVA son estimadas salvo que exista un compromiso escrito específico.
XNOVA no será responsable por retrasos atribuibles a información incorrecta proporcionada por el Cliente, dirección de envío incorrecta, transportistas, interrupciones de servicios externos, eventos de fuerza mayor u otras circunstancias fuera de su control razonable.
El Cliente es responsable de suministrar una dirección de entrega correcta y mantener actualizados sus datos de contacto.
14. REIMPRESIONES Y DUPLICADOS
Después de que una orden haya sido procesada y la función esté disponible, el Administrador podrá solicitar una reimpresión utilizando los datos y fotografías que continúen válidamente almacenados.
Una reimpresión:
• constituye una nueva solicitud de producción;
• puede generar un cargo o factura adicional;
• deberá ser solicitada por un Administrador autorizado; y
• estará sujeta a la disponibilidad de los datos y fotografía necesarios.
Si la fotografía fue eliminada, o si los Datos de Producción fueron eliminados conforme a la política de retención, el Cliente deberá volver a suministrar la información necesaria antes de solicitar una nueva producción.
15. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN — INSTITUCIONES EDUCATIVAS
Para Clientes que sean escuelas, colegios u otras instituciones educativas, XNOVA seguirá el siguiente esquema respecto de los Datos de Producción:
15.1 Luego de la producción y envío
Una vez completada la orden y marcada como enviada, la institución podrá, conforme a las funciones y procedimientos disponibles:
• autorizar la eliminación de los Datos de Producción que ya no sean necesarios; o
• autorizar su conservación temporal para facilitar duplicados o reimpresiones.
15.2 Conservación para duplicados
Cuando la institución decida conservar los Datos de Producción para reimpresiones, dicha conservación será temporal y para esa finalidad.
En ningún caso la conservación para reimpresiones se extenderá más allá del 31 de mayo correspondiente al año escolar aplicable.
Por ejemplo, para el año escolar 2026-2027, la retención autorizada para reimpresiones vencerá como máximo el 31 de mayo de 2027.
La institución podrá solicitar o ejecutar, según las funciones disponibles, la eliminación de la fotografía antes de esa fecha.
15.3 Final del período
Al vencer el período aplicable, XNOVA eliminará o anonimizará los Datos de Producción que ya no sean necesarios para la finalidad autorizada, sujeto a la conservación limitada de Datos Transaccionales descrita en estos Términos y en la Política de Privacidad.
Cuando existan copias de respaldo, información residual podrá permanecer temporalmente hasta su ciclo ordinario de reemplazo o eliminación, sin ser utilizada para nuevas reimpresiones, salvo que legalmente corresponda otra cosa.
16. RETENCIÓN Y ELIMINACIÓN — EMPRESAS Y NEGOCIOS
Para Clientes comerciales que no estén sujetos al ciclo escolar del 31 de mayo, los Datos de Producción podrán mantenerse mientras sean razonablemente necesarios para administrar identificaciones vigentes y permitir reimpresiones solicitadas por el Cliente.
El Administrador puede, según las funciones disponibles:
• editar el registro;
• inactivarlo;
• eliminar o sustituir la fotografía; y
• solicitar la eliminación de información que ya no sea necesaria.
Un registro inactivo no se considera borrado automáticamente.
Cuando termine la relación de servicio o el Cliente solicite la eliminación, XNOVA eliminará o anonimizará los Datos de Producción que ya no sean necesarios, sujeto a obligaciones legales y a la conservación limitada de Datos Transaccionales.
17. INTEGRIDAD DE FACTURAS, ÓRDENES E HISTORIAL TRANSACCIONAL
La eliminación de una fotografía o de los Datos de Producción no implica la eliminación de una factura, orden o registro histórico legítimamente generado.
XNOVA podrá conservar el mínimo de información transaccional necesario para:
• mantener íntegro el detalle de las facturas;
• demostrar qué elementos componían una orden;
• mantener el conteo y los importes facturados;
• documentar pagos, créditos y ajustes;
• documentar lotes o sincronizaciones de producción;
• mantener registros de auditoría y seguridad; y
• cumplir obligaciones legales, contables o contributivas.
Este historial no requiere conservar la fotografía de la Persona Registrada.
Los Datos Transaccionales históricos no deberán utilizarse para crear una nueva ID si los Datos de Producción correspondientes ya fueron eliminados.
18. DATOS ESTUDIANTILES, FERPA Y MENORES
Cuando el Cliente sea una institución educativa y la información esté sujeta a la Family Educational Rights and Privacy Act ("FERPA"), XNOVA utilizará la información recibida únicamente para prestar los servicios solicitados y conforme a las instrucciones y controles contractuales de la institución, sujeto a la base legal de divulgación que la institución determine como aplicable.
Cuando corresponda la excepción de "school official" u otra excepción permitida por FERPA, las partes reconocen la importancia de limitar el uso y redistribución de información personalmente identificable a la finalidad autorizada.
Con respecto a la Children's Online Privacy Protection Act y su reglamentación ("COPPA"), cuando resulte aplicable, XNOVA y el Cliente cumplirán las obligaciones que legalmente correspondan a cada uno. Estos Términos no pretenden trasladar al Cliente obligaciones que correspondan por ley a XNOVA.
XNOVA no utilizará información de estudiantes o menores proporcionada para este servicio con fines de publicidad conductual, creación de perfiles comerciales independientes o venta de datos.
19. PRIVACIDAD Y SEGURIDAD
El tratamiento de datos personales se rige además por la Política de Privacidad de idcard4u.com.
XNOVA utiliza medidas administrativas y técnicas razonables para proteger la Plataforma y la información bajo su custodia, incluyendo controles de autenticación y seguridad implementados en el servicio.
Ningún sistema conectado a Internet puede garantizar seguridad absoluta. En caso de un incidente de seguridad, XNOVA evaluará y realizará las notificaciones que sean exigibles por la legislación aplicable, incluyendo, cuando corresponda, la legislación de Puerto Rico sobre seguridad de bancos de información.
20. COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS
El Cliente autoriza a XNOVA a enviar comunicaciones transaccionales relacionadas con la cuenta y el servicio, incluyendo:
• códigos de verificación;
• avisos sobre órdenes;
• notificaciones de facturación o cobro;
• información de producción o envío;
• avisos de seguridad; y
• notificaciones relacionadas con cambios contractuales o de privacidad.
Estas comunicaciones son operacionales y no deben confundirse con publicidad comercial opcional.
21. PROVEEDORES Y SISTEMAS AUXILIARES
XNOVA podrá utilizar proveedores tecnológicos y sistemas auxiliares razonablemente necesarios para operar la Plataforma, alojar información, enviar comunicaciones, automatizar procesos internos, procesar o registrar pagos y producir las tarjetas.
XNOVA limitará el acceso a la información a lo razonablemente necesario para la prestación del servicio y procurará utilizar proveedores apropiados para la naturaleza de la información tratada.
22. PROPIEDAD INTELECTUAL DE LA PLATAFORMA
XNOVA conserva todos los derechos que le correspondan sobre idcard4u.com, incluyendo su software, código, interfaces, estructura, documentación, procesos, marcas y demás elementos propios.
El Cliente recibe un derecho limitado, revocable, no exclusivo y no transferible para utilizar la Plataforma durante la vigencia del servicio.
El Cliente no podrá, salvo autorización escrita de XNOVA o derecho legal irrenunciable:
• copiar o redistribuir el software;
• intentar obtener código fuente mediante ingeniería inversa;
• utilizar la Plataforma para crear un servicio competidor mediante apropiación de elementos protegidos; o
• interferir con la seguridad o funcionamiento del servicio.
23. USO ACEPTABLE
El Cliente no utilizará la Plataforma para:
• actividades ilegales o fraudulentas;
• cargar material sobre el cual no tenga autoridad;
• intentar obtener acceso no autorizado;
• introducir código malicioso;
• sobrecargar deliberadamente la infraestructura;
• evadir controles de seguridad; o
• utilizar datos de personas para propósitos distintos a los legítimamente relacionados con el servicio contratado.
XNOVA podrá restringir el acceso necesario para atender un riesgo material de seguridad, fraude o uso ilegal.
24. DISPONIBILIDAD Y CAMBIOS TÉCNICOS
XNOVA procurará mantener la Plataforma razonablemente disponible, pero no garantiza operación ininterrumpida o libre de errores.
Podrán ocurrir interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de Internet, servicios de terceros, seguridad u otras causas razonables.
XNOVA podrá modificar o mejorar funciones del servicio siempre que ello no elimine de manera arbitraria obligaciones ya asumidas respecto de órdenes aceptadas.
25. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
En la máxima medida permitida por ley, XNOVA no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes derivados del uso de la Plataforma, incluyendo pérdidas ocasionadas por información incorrecta suministrada o aprobada por el Cliente, pérdida de credenciales atribuible al Cliente o retrasos fuera del control razonable de XNOVA.
Para reclamaciones directamente relacionadas con una orden de producción, la responsabilidad monetaria agregada de XNOVA no excederá, salvo que la ley disponga otra cosa, el importe pagado a XNOVA por la orden directamente afectada.
Esta limitación no se aplicará a responsabilidades que no puedan ser legalmente excluidas o limitadas.
26. INDEMNIZACIÓN POR MATERIALES DEL CLIENTE
En la medida permitida por ley, el Cliente será responsable frente a XNOVA por reclamaciones de terceros que resulten directamente de fotografías, datos, marcas o materiales que el Cliente haya proporcionado sin la autorización o derecho necesario, excepto en la medida en que la reclamación resulte de un uso no autorizado realizado por XNOVA.
27. TERMINACIÓN O DESACTIVACIÓN DE CUENTA
XNOVA o el Cliente podrán terminar la relación conforme al acuerdo comercial aplicable.
La desactivación de una cuenta no equivale necesariamente a la eliminación inmediata de todos sus datos.
Al terminar la relación:
• los Datos de Producción se manejarán conforme a las reglas de retención y eliminación aplicables;
• las fotografías que ya no sean necesarias podrán ser eliminadas;
• las facturas, pagos, órdenes y registros históricos podrán conservarse cuando sea necesario para integridad contable, contractual, contributiva, de seguridad o de auditoría; y
• las obligaciones de pago pendientes continuarán vigentes.
28. MODIFICACIONES DE ESTOS TÉRMINOS
XNOVA podrá modificar estos Términos por razones legales, regulatorias, de seguridad, técnicas o comerciales.
Cuando el cambio sea material o XNOVA determine que requiere nueva aceptación, la Plataforma solicitará al Administrador autorizado que acepte la nueva versión antes de continuar utilizando las funciones correspondientes.
XNOVA conservará un registro de las versiones contractuales utilizadas para documentar qué versión fue aceptada.
29. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN
Estos Términos se regirán por las leyes aplicables del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, cuando corresponda, las leyes federales de los Estados Unidos.
Cualquier controversia que no pueda resolverse de buena fe entre las partes se someterá a los tribunales con jurisdicción competente en Puerto Rico, salvo que exista entre XNOVA y el Cliente un contrato escrito separado que establezca otro procedimiento válido.
30. ACUERDOS SEPARADOS CON INSTITUCIONES
Si XNOVA y un Cliente celebran un contrato escrito, orden de compra, acuerdo de tratamiento de datos u otro acuerdo firmado que contenga condiciones específicas, dicho acuerdo prevalecerá sobre estos Términos únicamente respecto de los asuntos en conflicto expresamente cubiertos por aquel documento.
Esto es particularmente relevante para instituciones públicas, distritos escolares u otras entidades sujetas a requisitos especiales de contratación o adquisición.
31. DISPOSICIONES GENERALES
Si alguna disposición resulta inválida o inaplicable, las demás continuarán vigentes en la medida permitida por ley.
La falta de ejercicio inmediato de un derecho no constituirá renuncia permanente al mismo.
Los encabezados se utilizan únicamente para facilitar la lectura.
32. CONTACTO
Para preguntas sobre estos Términos, facturación, órdenes, privacidad o solicitudes relacionadas con datos, el Cliente puede utilizar los medios de contacto publicados en idcard4u.com.
