POLÍTICA DE PRIVACIDAD — IDCARD4U.COM
Versión: 1.0
Fecha de vigencia: 24 de agosto de 2026
Responsable del servicio: Xnova Solutions ("XNOVA")
Plataforma: idcard4u.com
1. PROPÓSITO DE ESTA POLÍTICA
Esta Política explica cómo XNOVA recopila, utiliza, almacena, comparte, conserva y elimina información relacionada con el uso de idcard4u.com.
idcard4u.com es un portal utilizado por escuelas, colegios, empresas y negocios para proporcionar información y fotografías necesarias para producir tarjetas físicas de identificación.
La Plataforma no está diseñada como un expediente académico, médico, laboral o de recursos humanos general. La información de estudiantes, empleados u otras personas se recibe para la finalidad limitada de administrar y producir las identificaciones solicitadas por el Cliente y, cuando sea autorizado, facilitar reimpresiones o duplicados.
2. QUIÉN PROPORCIONA LA INFORMACIÓN
En la mayoría de los casos, XNOVA no obtiene directamente la información de estudiantes o empleados.
La información es suministrada por un Administrador autorizado de la escuela, colegio, empresa o negocio que mantiene la cuenta.
El Administrador puede, según las funciones disponibles:
• crear registros;
• tomar o subir fotografías;
• editar información;
• inactivar registros;
• eliminar o sustituir fotografías;
• enviar IDs a producción;
• solicitar reimpresiones; y
• administrar órdenes y facturación.
3. CATEGORÍAS DE INFORMACIÓN QUE PODEMOS TRATAR
3.1 Información del Cliente y de sus Administradores
Podemos tratar información como:
• nombre de la institución, empresa o negocio;
• nombre de contacto;
• usuario de acceso;
• correo electrónico;
• información necesaria para administrar la cuenta;
• historial de aceptación de términos y políticas;
• dirección IP y fecha/hora asociadas a procesos de seguridad o aceptación;
• facturas;
• pagos;
• balances, créditos y ajustes; y
• comunicaciones relacionadas con el servicio.
3.2 Información de personas para quienes se producen IDs
Dependiendo de los campos configurados para el Cliente, puede incluir:
• nombre;
• apellido;
• fotografía;
• puesto;
• departamento;
• empresa;
• grupo;
• grado;
• sección;
• nivel;
• identificador escolar o interno;
• número de ID;
• correo electrónico;
• teléfono;
• fecha de nacimiento; y
• otros campos que el Cliente haya habilitado legítimamente para la identificación.
La Plataforma puede contener información de MENORES DE EDAD, especialmente cuando el Cliente sea una institución educativa.
3.3 Información de órdenes y producción
Podemos tratar:
• registros incluidos en una orden;
• fecha de envío a producción;
• estado de producción;
• estado de envío;
• solicitudes de reimpresión;
• lotes o sincronizaciones con el sistema de producción; y
• referencias técnicas necesarias para mantener la integridad de esos procesos.
3.4 Información de facturación
Podemos tratar:
• número de factura;
• fecha;
• cantidades;
• precios;
• costo de envío;
• IVU;
• pagos;
• créditos;
• ajustes;
• balance; y
• el detalle mínimo necesario para documentar los elementos incluidos en una factura u orden.
Las fotografías no son necesarias como parte del historial de facturación y no se conservan con ese propósito.
4. PARA QUÉ UTILIZAMOS LA INFORMACIÓN
XNOVA utiliza la información únicamente para finalidades relacionadas con la prestación, seguridad y administración del servicio, incluyendo:
1) crear y administrar cuentas;
2) autenticar Administradores;
3) permitir que el Cliente prepare registros;
4) generar vistas previas de IDs;
5) producir las tarjetas físicas;
6) transferir la información necesaria al sistema de impresión de XNOVA;
7) procesar y monitorear órdenes;
8) permitir reimpresiones cuando la información haya sido retenida válidamente;
9) generar y mantener facturas;
10) registrar pagos, créditos y ajustes;
11) administrar balances;
12) enviar comunicaciones transaccionales;
13) prevenir fraude, abuso o accesos no autorizados;
14) mantener registros de auditoría y seguridad;
15) cumplir obligaciones legales; y
16) atender solicitudes del Cliente relacionadas con sus datos.
XNOVA no utilizará los datos de estudiantes o empleados proporcionados para este servicio para crear perfiles comerciales independientes, publicidad conductual o venta de información personal.
5. FOTOGRAFÍAS
Las fotografías se utilizan para preparar, producir y, cuando corresponda, reimprimir las tarjetas de identificación.
Las fotografías almacenadas por la Plataforma no están destinadas a acceso público. Su acceso se limita a los mecanismos autorizados de la Plataforma y a los procesos técnicos necesarios para producción.
El Administrador del Cliente puede, cuando la función esté disponible, eliminar o sustituir una fotografía.
Eliminar una fotografía del registro puede impedir futuras reimpresiones hasta que el Cliente proporcione una nueva imagen.
La fotografía no se mantiene como parte necesaria del historial de una factura.
6. TRANSFERENCIA AL SISTEMA DE IMPRESIÓN DE XNOVA
Para producir las tarjetas, los Datos de Producción necesarios se transfieren desde la Plataforma al sistema o aplicación de impresión utilizada por XNOVA.
Esta transferencia forma parte del servicio solicitado por el Cliente y no constituye una venta de datos.
XNOVA limitará el uso de la información transferida al proceso de preparación, producción, control y, cuando corresponda, reimpresión autorizada de las identificaciones.
7. INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y DATOS DE ESTUDIANTES
Cuando el Cliente es una escuela, colegio u otra institución educativa, XNOVA trata los datos de estudiantes conforme a las instrucciones del Cliente y para la finalidad limitada de prestar el servicio de identificaciones.
La institución es responsable de determinar la base legal y autoridad institucional mediante la cual suministra la información a XNOVA y de obtener los avisos o autorizaciones que correspondan.
Cuando la información esté sujeta a FERPA y la institución utilice una excepción permitida, incluyendo cuando corresponda la excepción aplicable a determinados proveedores que actúan como "school officials", XNOVA limitará el uso y mantenimiento de la información a la finalidad autorizada y no la redistribuirá para propósitos independientes no autorizados.
XNOVA cooperará razonablemente con la institución para permitir la revisión, corrección o eliminación de información cuando ello sea requerido y proceda legalmente.
8. MENORES DE EDAD Y COPPA
El portal administrativo de idcard4u.com está diseñado para ser utilizado por personal autorizado de escuelas, colegios, empresas y negocios, y no para que estudiantes menores creen cuentas administrativas o carguen directamente sus propios datos.
Cuando COPPA resulte aplicable a una actividad concreta, XNOVA cumplirá las obligaciones que correspondan a un operador bajo dicha ley y su reglamentación.
Cuando la legislación permita que una institución educativa autorice determinado tratamiento en representación de los padres dentro del contexto escolar, XNOVA utilizará la información únicamente para el servicio autorizado por la institución y no para otros propósitos comerciales independientes.
Nada en esta Política pretende trasladar a una escuela obligaciones de COPPA que legalmente correspondan a XNOVA.
9. RETENCIÓN DE DATOS — ESCUELAS Y COLEGIOS
XNOVA aplica una regla específica de retención a los Datos de Producción de instituciones educativas.
9.1 Luego de completar y enviar la orden
Después de que la orden haya sido producida y marcada como enviada, la institución podrá:
• autorizar que se eliminen los Datos de Producción que ya no necesita; o
• autorizar que se conserven temporalmente para facilitar reimpresiones o duplicados.
9.2 Retención opcional para reimpresiones
Si la institución decide conservar los Datos de Producción, XNOVA los mantendrá para la finalidad de reimpresión durante el período autorizado.
La retención para reimpresiones nunca se extenderá más allá del 31 de mayo correspondiente al año escolar aplicable.
Ejemplo: para el año escolar 2026-2027, la fecha máxima de retención será el 31 de mayo de 2027.
La institución puede solicitar o ejecutar la eliminación de una fotografía antes de esa fecha.
9.3 Vencimiento
Al concluir el período aplicable, los Datos de Producción que ya no sean necesarios serán eliminados o anonimizados conforme a los procedimientos de XNOVA.
Cuando existan copias de seguridad, información residual puede permanecer temporalmente hasta el ciclo ordinario de reemplazo o eliminación de dichas copias. Esa información residual no se utilizará para nuevas reimpresiones, salvo obligación legal aplicable.
10. RETENCIÓN DE DATOS — EMPRESAS Y NEGOCIOS
Las empresas y negocios no están sujetos a la fecha escolar del 31 de mayo.
Sus Datos de Producción podrán mantenerse mientras sean razonablemente necesarios para:
• mantener una identificación vigente;
• permitir que el Administrador gestione el registro; y
• facilitar reimpresiones solicitadas por el Cliente.
El Administrador puede, según las funciones disponibles:
• editar la información;
• inactivar el registro; y
• eliminar o sustituir la fotografía.
La inactivación de un registro no constituye por sí sola la eliminación de todos sus datos.
Cuando el Cliente solicite la eliminación, o cuando termine la relación y los Datos de Producción ya no sean necesarios, XNOVA los eliminará o anonimizará sujeto a las obligaciones legales y a la conservación limitada de información transaccional.
11. DIFERENCIA ENTRE ELIMINAR DATOS DE PRODUCCIÓN Y CONSERVAR HISTORIAL
La eliminación de los Datos de Producción no significa que XNOVA deba destruir una factura, orden, pago o registro histórico legítimo.
Para mantener la integridad comercial y contable, XNOVA puede conservar el mínimo de Datos Transaccionales necesarios para:
• mantener el detalle de una factura;
• mantener el número y total facturado;
• mantener el conteo de los elementos facturados;
• documentar qué elementos formaron parte de una orden;
• documentar un lote o sincronización de producción;
• conservar pagos, créditos y ajustes;
• demostrar una transacción;
• cumplir requisitos contables o contributivos; y
• mantener auditoría y seguridad.
Los datos conservados con este propósito se limitan a lo razonablemente necesario.
La fotografía no se conserva por necesidad contable ni como parte del historial de la factura.
Cuando los Datos de Producción hayan sido eliminados, los datos históricos de factura u orden no se utilizarán para recrear automáticamente una ID nueva.
12. REGISTROS INACTIVOS
Un registro inactivo puede permanecer en la cuenta mientras corresponda según la política de retención aplicable.
Dependiendo de las funciones disponibles, el Administrador puede gestionar un registro inactivo, incluyendo eliminar su fotografía o reactivarlo para editar su información.
"Inactivo" significa un estado operativo; no significa necesariamente "eliminado".
Esta distinción permite preservar la integridad de facturas y órdenes históricas sin obligar a conservar indefinidamente fotografías o Datos de Producción que ya no sean necesarios.
13. CON QUIÉN PODEMOS COMPARTIR INFORMACIÓN
XNOVA no vende los datos personales suministrados a idcard4u.com.
La información puede ser accedida o compartida de manera limitada con:
13.1 Personal autorizado de XNOVA
Personal que necesite la información para operar la Plataforma, atender al Cliente, producir IDs, resolver problemas técnicos, facturar o cumplir funciones autorizadas.
13.2 Proveedores tecnológicos
Proveedores necesarios para funciones como alojamiento, infraestructura, correo electrónico, seguridad u otros servicios técnicos.
13.3 Sistemas de automatización interna
Determinados eventos pueden enviarse a sistemas de automatización utilizados por XNOVA para procesos internos, como notificaciones de órdenes, facturación, cobro o comunicaciones transaccionales.
13.4 Sistemas de producción
La información necesaria puede transferirse a la aplicación o sistema local utilizado por XNOVA para imprimir las tarjetas.
13.5 Proveedores de pago
Si una transacción utiliza un proveedor externo de pagos, dicho proveedor puede tratar la información necesaria conforme a sus propias condiciones y políticas. XNOVA no requiere conservar datos de tarjeta de pago si el procesamiento se realiza directamente por un proveedor externo.
13.6 Requerimientos legales
XNOVA puede divulgar información cuando sea razonablemente necesario para cumplir una ley, orden judicial, requerimiento válido de autoridad competente o para proteger derechos, seguridad o integridad del servicio.
XNOVA no autoriza a proveedores a utilizar datos de estudiantes o empleados para publicidad conductual o para crear perfiles comerciales independientes a partir de la información recibida para este servicio.
14. CORREOS Y COMUNICACIONES TRANSACCIONALES
XNOVA puede utilizar el correo electrónico del Cliente o de sus Administradores para enviar:
• códigos de verificación;
• avisos de seguridad;
• notificaciones de orden;
• información de producción o envío;
• facturas;
• notificaciones de balance o cobro; y
• comunicaciones relacionadas con cambios de términos o privacidad.
Estas comunicaciones son parte de la operación del servicio.
15. SEGURIDAD
XNOVA aplica medidas razonables destinadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.
Entre las medidas implementadas o que forman parte de la arquitectura descrita del servicio se encuentran:
• autenticación mediante usuario y contraseña;
• almacenamiento de contraseñas mediante bcrypt;
• controles contra intentos repetidos de acceso;
• protección CSRF en formularios;
• acceso restringido a fotografías;
• mecanismos de sesión autenticada o tokens autorizados para procesos de sincronización; y
• verificación electrónica para aceptación de documentos.
Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta.
Si XNOVA detecta un incidente que active obligaciones legales de notificación, realizará la evaluación y las notificaciones que correspondan conforme a la legislación aplicable, incluyendo, cuando resulte aplicable, la Ley de Información al Ciudadano sobre la Seguridad de Bancos de Información de Puerto Rico.
16. VERIFICACIÓN Y REGISTRO DE ACEPTACIÓN
Cuando un Administrador acepta los Términos o reconoce esta Política, XNOVA puede registrar:
• la cuenta o Cliente;
• la versión aceptada;
• fecha y hora;
• dirección IP; y
• resultado del proceso de verificación mediante código enviado al correo autorizado.
Estos registros se conservan para documentar la relación contractual, seguridad y cumplimiento.
Si se publica una nueva versión que requiera reaceptación, XNOVA puede solicitar un nuevo proceso de aceptación antes de permitir que el Administrador continúe utilizando determinadas funciones.
17. ACCESO, CORRECCIÓN, INACTIVACIÓN Y ELIMINACIÓN
El Cliente dispone de controles administrativos para gestionar parte de la información directamente.
Según las funciones disponibles, puede:
• revisar registros;
• corregir información;
• inactivar una persona;
• eliminar o sustituir fotografías; y
• solicitar otras acciones de eliminación.
Para información de estudiantes o empleados suministrada por una institución, XNOVA normalmente atenderá las instrucciones del Cliente que proporcionó la información.
Si un estudiante, padre, empleado u otra persona contacta directamente a XNOVA respecto de información proporcionada por una institución, XNOVA puede remitir la solicitud a dicha institución o coordinar con ella antes de actuar, salvo que la legislación exija una respuesta o acción directa distinta.
XNOVA cooperará razonablemente con el Cliente para cumplir solicitudes válidas de acceso, corrección o eliminación.
18. CIERRE O DESACTIVACIÓN DE UNA CUENTA
Desactivar una cuenta de Cliente no significa necesariamente borrar inmediatamente toda la información.
Al cerrar o desactivar una cuenta:
• XNOVA evaluará qué Datos de Producción deben ser eliminados;
• las fotografías que ya no sean necesarias podrán ser eliminadas;
• los Datos Transaccionales podrán mantenerse cuando sean necesarios para conservar facturas, pagos, órdenes, auditoría u obligaciones legales; y
• no se conservarán Datos de Producción únicamente por conveniencia si ya no existe una finalidad autorizada para hacerlo.
19. COOKIES Y DATOS TÉCNICOS
idcard4u.com puede utilizar cookies o tecnologías de sesión estrictamente necesarias para:
• mantener la sesión iniciada;
• proteger formularios;
• autenticar usuarios;
• recordar funciones técnicas necesarias; y
• proteger la seguridad de la cuenta.
Si en el futuro XNOVA incorpora tecnologías de seguimiento, analítica o publicidad que impliquen usos materiales distintos, esta Política deberá actualizarse antes de utilizarlas cuando la legislación así lo requiera.
20. NO VENTA NI PUBLICIDAD BASADA EN DATOS DE ESTUDIANTES
XNOVA no vende ni alquila fotografías o datos personales de estudiantes o empleados suministrados para producir IDs.
XNOVA tampoco utiliza dichos datos para:
• publicidad dirigida basada en comportamiento;
• creación de perfiles comerciales no relacionados con el servicio;
• listas de mercadeo de terceros; o
• comercialización independiente de información de estudiantes.
21. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA
XNOVA puede modificar esta Política para reflejar cambios legales, regulatorios, técnicos o funcionales.
Cada versión deberá identificarse de manera que XNOVA pueda determinar qué Política estaba vigente en un momento determinado.
Cuando un cambio sea material o requiera nueva aceptación o reconocimiento, la Plataforma podrá solicitar al Administrador completar nuevamente el proceso electrónico correspondiente.
22. LEYES Y MARCOS APLICABLES
Dependiendo del tipo de Cliente, la naturaleza de los datos y las circunstancias, el tratamiento de información puede estar sujeto, entre otras normas, a:
• legislación de Puerto Rico sobre seguridad de bancos de información;
• legislación de Puerto Rico sobre transacciones electrónicas;
• FERPA, cuando aplique a la institución y a la información;
• COPPA, cuando resulte aplicable; y
• otras obligaciones federales o locales que correspondan.
La mención de una ley en esta Política no significa que necesariamente aplique a todos los Clientes o a todos los datos tratados.
23. CONTACTO Y SOLICITUDES DE PRIVACIDAD
Para preguntas sobre esta Política, solicitudes de eliminación, asuntos relacionados con fotografías o consultas sobre el tratamiento de datos, el Cliente puede utilizar los medios de contacto publicados en idcard4u.com.
Cuando una solicitud afecte datos suministrados por una escuela, colegio, empresa o negocio, XNOVA podrá requerir validación a través del Administrador autorizado antes de modificar o eliminar información.
